COPYREM

Zajmujemy się sprzedażą, serwisem, konserwacją i doradztwem nie tylko w sprawach związanych bezpośrednio z urządzeniem,
ale doradzamy również w wyborze materiałów eksploatacyjnych, najlepszych dla danego modelu i marki.

Skanowanie i archiwizacja dokumentów w małej firmie – poradnik dla firm z Piekar Śląskich

W wielu małych firmach z Piekar Śląskich kserokopiarka skanuje więcej, niż drukuje – faktury kosztowe dla księgowości, umowy, protokoły. Problem zaczyna się później: pliki nazywają się „skan0047.pdf”, leżą w skrzynce e-mail i nikt nie potrafi znaleźć umowy sprzed dwóch lat. Oto jak to uporządkować bez kupowania dodatkowego systemu.

Ustawienia skanera, które wystarczą na co dzień

Rozdzielczość 200–300 dpi dla dokumentów tekstowych; wyższa tylko powiększa pliki
tryb czarno-biały lub skala szarości dla pism, kolor tylko tam, gdzie ma znaczenie (pieczęcie, podpisy niebieskim tuszem)
skan dwustronny z podajnika dokumentów, z pomijaniem pustych stron

PDF, w którym da się szukać

Zwykły skan to zdjęcie kartki. Dopiero OCR zamienia go w dokument, w którym można wyszukać NIP albo numer umowy. Wiele urządzeń robi to samodzielnie – wystarczy wybrać format przeszukiwalnego PDF. Do dokumentów przechowywanych latami wybieraj PDF/A, który jest przeznaczony do archiwizacji.

Dokąd wysyłać skany

do folderu sieciowego – najlepszy wybór dla dokumentów firmowych; opis funkcji znajdziesz pod hasłem skanowanie do folderu (SMB)
na e-mail – wygodne przy pojedynczych dokumentach, ale skrzynka to nie archiwum
na pamięć USB – awaryjnie, gdy sieć nie działa

Nazwy plików i foldery

Ustal jeden schemat i trzymaj się go, na przykład: rok-miesiąc-dzień, kontrahent, rodzaj dokumentu. Plik „2026-03-14 Kowalski umowa najmu.pdf” znajdzie każdy, także nowy pracownik. Foldery układaj według lat i rodzajów dokumentów, nie według nazwisk osób, które je skanowały.

Przyciski jednego dotknięcia

Na panelu większości urządzeń można zapisać gotowe ustawienia: „Faktury do księgowości”, „Umowy”, „Kadry”. Jeden przycisk ustawia wtedy rozdzielczość, format i folder docelowy, a pracownik nie musi niczego pamiętać.