Jedno urządzenie wielofunkcyjne czy kilka drukarek? Jak uporządkować druk w firmie z Oświęcimia
W firmach z Oświęcimia często widzimy ten sam obraz: w każdym pokoju stoi inna drukarka, kupowana w miarę potrzeb przez dziesięć lat. Każda wymaga innego tonera, żadna porządnie nie skanuje, a nikt nie wie, ile druk kosztuje. Czy lepiej zastąpić je jednym urządzeniem?
Zacznij od spisu
Zrób prostą tabelę: model, lokalizacja, ilu ma użytkowników, ile drukuje miesięcznie, jaki toner i ile kosztuje. Sam spis zwykle zaskakuje – okazuje się, że firma utrzymuje pięć rodzajów tonerów, a dwie drukarki drukują po 50 stron miesięcznie.
Co daje jedno urządzenie
- niższy koszt strony – duże urządzenia mają wydajniejsze tonery
- jeden rodzaj materiałów zamiast kilku
- szybki skaner z podajnikiem dokumentów, którego małe drukarki nie mają
- jedno miejsce do serwisowania i jedna umowa
Co dają małe drukarki
- wydruk pod ręką, bez wstawania od biurka
- niezależność: awaria jednej nie zatrzymuje całej firmy
- prywatność w gabinecie dyrektora, kadrach czy kasie
Rozwiązanie mieszane
Najczęściej sprawdza się układ pośredni:
- jedno urządzenie wielofunkcyjne w centralnym miejscu – do większości wydruków, kopii i wszystkich skanów
- jedna lub dwie małe drukarki tam, gdzie liczy się poufność lub odległość
- druk poufny na urządzeniu centralnym, żeby nie trzeba było biec po wydruk
Zasada 15 metrów
Jeśli do urządzenia jest dalej niż kilkanaście metrów albo trzeba zmienić piętro, pracownicy zaczną domagać się własnych drukarek. Planując rozmieszczenie, licz kroki, nie tylko koszty.
Kilka lokalizacji lub oddziałów
Firmy z branży turystycznej, handlu czy usług mają często kilka punktów w mieście i okolicy. Tam centralizacja w jednym urządzeniu nie zadziała – sens ma natomiast ujednolicenie: te same modele w każdym punkcie, te same tonery i jeden sposób zamawiania. Tak właśnie działają zarządzane usługi druku, w których stany tonerów i liczniki są odczytywane zdalnie.
Jak policzyć, czy się opłaca
Zsumuj roczne wydatki na tonery, części i naprawy wszystkich obecnych drukarek i podziel przez liczbę wydrukowanych stron. Otrzymasz obecny koszt strony – liczbę, z którą można porównać każdą ofertę. Pełny rachunek, czyli całkowity koszt posiadania, uwzględnia jeszcze prąd i czas pracowników.
Szukasz urządzenia dla firmy w Oświęcimiu? Zobacz dzierżawę i wynajem kserokopiarek w Oświęcimiu. Znaczenie pojęć użytych w tekście wyjaśnia słownik druku i kserokopiarek.
