Bezpieczeństwo druku w firmie: 7 ustawień, które warto włączyć – poradnik dla firm z Tarnowskich Gór
Kserokopiarka to komputer z dyskiem, kartą sieciową i dostępem do firmowych dokumentów – a mimo to w wielu firmach z Tarnowskich Gór nikt nie traktuje jej jak komputera. Poniżej siedem ustawień, które można włączyć w jedno popołudnie, w kolejności od najprostszych.
1. Zmień hasło administratora
Fabryczne hasła do paneli administracyjnych są publicznie znane. Dopóki hasło nie zostanie zmienione, każdy w sieci może zmienić ustawienia urządzenia lub przekierować skany.
2. Włącz druk poufny
Druk poufny zatrzymuje dokument w pamięci do czasu wpisania kodu przy urządzeniu. Listy płac, umowy i oferty nie leżą wtedy na tacy.
3. Wprowadź logowanie użytkowników
Uwierzytelnianie kodem lub kartą pokazuje, kto co wydrukował i zeskanował, oraz blokuje urządzenie przed osobami z zewnątrz.
4. Zaszyfruj dysk i włącz nadpisywanie
Zadania drukowania i skany przechodzą przez dysk urządzenia. Szyfrowanie i nadpisywanie dysku sprawia, że danych nie da się odczytać po wyjęciu dysku.
5. Aktualizuj oprogramowanie
Producenci publikują poprawki bezpieczeństwa także dla drukarek. Aktualny firmware zamyka znane luki.
6. Wyłącz to, czego nie używasz
Każda nieużywana usługa sieciowa to niepotrzebnie otwarte drzwi. Jeśli firma nie korzysta z faksu, FTP czy druku przez internet, warto je wyłączyć w panelu administracyjnym. Urządzenie nie powinno też być dostępne bezpośrednio z internetu.
7. Uporządkuj książkę adresową skanera
Stare adresy e-mail byłych pracowników i foldery, do których nikt już nie zagląda, to prosta droga do wysłania dokumentu w niewłaściwe miejsce. Przejrzyj listę odbiorców raz na pół roku.
A co z urządzeniem, które odchodzi z firmy?
Przed zwrotem, sprzedażą lub złomowaniem poproś o wyczyszczenie dysku i przywrócenie ustawień fabrycznych – w pamięci zostają książki adresowe, hasła do folderów i kopie dokumentów.
Dokumenty papierowe
Najlepiej zabezpieczone urządzenie nie pomoże, jeśli błędne wydruki trafiają do zwykłego kosza. Dokumenty z danymi osobowymi powinny kończyć w niszczarce.
Te wskazówki mają charakter techniczny – nie zastępują polityki bezpieczeństwa ani porady prawnej.
Szukasz urządzenia dla firmy w Tarnowskich Górach? Zobacz dzierżawę i wynajem kserokopiarek w Tarnowskich Górach. Znaczenie pojęć użytych w tekście wyjaśnia słownik druku i kserokopiarek.
